Der perfekte Barcode-Scanner für Kasse und Lagerverwaltung
Barcode-Scanner sind im modernen Einzelhandel – egal ob stationär oder im Onlinehandel – nicht mehr wegzudenken. Durch den Einsatz von Scannern können viele Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und fehlerhafte Eingaben verhindert werden: sowohl an der Scannerkasse als auch im Lager bei Warenein- und -ausgang, der Inventur oder im Backoffice.
Im folgenden Artikel beschreiben wir im Detail die unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten und was bei diesen zu beachten ist. Erfahren Sie, welche Technologien zum Einsatz kommen und welche Vor- bzw. Nachteile sie bieten, sowie was beim Kauf eines Barcode-Scanners zu beachten ist. Zum Abschluss stellen wir ausgewählte Modelle für unterschiedliche Anwendungsszenarien vor, die wir bei ETRON unseren Kunden empfehlen.
Wo kommen Barcode-Scanner zum Einsatz?
Die Barcode-Technologie bietet eine scheinbar unbegrenzte Anzahl an Einsatzmöglichkeiten, bei der so Mancher vielleicht den Überblick verliert. Dennoch haben sich im Handel vier wesentliche Einsatzgebiete herauskristallisiert, bei denen eindimensionale ‘Strich’-codes (1D) oder zweidimensionale QR-Codes (2D) nicht mehr wegzudenken sind.
Kasse
Der offensichtlichste und am weitesten verbreitete Einsatz sind sicherlich Scanner Kassensysteme im Einzelhandel (Point-of-Sale bzw. POS). Hier ist der Barcode-Scanner vielseitig einsetzbar. In erster Linie dient er der Erfassung gekaufter Produkte im Zuge des Kassiervorgangs oder zur schnellen Preisauskunft. Hierfür ist auf den meisten Produkten bereits der weltweit eindeutige EAN-Code (Europäsche Artikel Nummer) – manchmal auch als GTIN (Global Trade Item Number) bezeichnet – als Strichcode aufgedruckt oder mit Etiketten angebracht. Ist dies nicht der Fall, kann die Artikelnummer auch mit einem Preisetikettendrucker als Barcode ausgedruckt und an der Ware angebracht werden. In beiden Fällen repräsentiert der Barcode die Artikelnummer des Produkts, die im Kassensystem entsprechend hinterlegt sein muss, damit das Produkt durch den Scan korrekt identifiziert werden kann.
Ein besonderer Fall sind Barcodes von Ladenwaagen, wie z.B. bei Waagen für Obst & Gemüse im Supermarkt. Hier setzt sich der Barcode aus der Menge (Gewicht oder Stückzahl) und dem PLU-Code (Price-Lookup-Code bzw. Preis-Nachschlage-Code) zusammen. Im Kassensystem muss dafür beim Produkt der PLU-Code und der Preis pro Mengeneinheit hinterlegt sein, damit aus dem gescannten Code der korrekte Preis berechnet werden kann. Da diese Funktion meist nur im Lebensmittelhandel zum Einsatz kommt, wird sie nur von wenigen Kassensystemen unterstützt.
Neben dem Produkt-Scan können auch Kundenkarten eingescannt werden. Dazu wird die jeweilige Kundennummer als Barcode oder QR-Code auf der Kundenkarte aufgedruckt. Wichtig beim Scannen von Kundenkarten: Das Kassensystem sollte Kundenkarten und Produktcodes automatisch unterscheiden können, damit Kundenkarten einfach „zwischen“ den Produkten gescannt werden können und somit ein rascher, unterbrechungsfreier Kassiervorgang möglich ist.
Auch Wertgutscheine oder Rabattcodes können mit Barcode-Scannern erfasst werden. In beiden Fällen wird der Code typischerweise beim Kassiervorgang eingescannt. Unterstützt das Kassensystem eine Gutscheinverwaltung, kann die Gutscheinnummer auf eine Gutscheinkarte oder einen Bon als Barcode oder QR-Code aufgedruckt werden. Wird der Code dann eingescannt, kann das entsprechende Guthaben anhand der Gutscheinnummer abgerufen und der zu zahlende Betrag abgebucht werden. Ebenso wird bei einem Rabattcode durch den Code eine entsprechende „Rabattpreisliste“ aktiviert. Diese definiert die jeweils anzuwendenden Rabatte je nach Warengruppe.
Ein weiterer Anwendungsfall ist die Zuordnung einer Retoure bzw. eines Umtausches. Ist die systeminterne Rechnungsnummer am Beleg als Barcode oder QR-Code aufgedruckt, kann der entsprechende Verkaufsvorgang rasch und zuverlässig aufgerufen, zugeordnet und richtig verbucht werden.
Scanner für die Kasse müssen vor allem schnell und zuverlässig den jeweiligen Code erfassen, um einen zügigen Kassiervorgang zu gewährleisten. Meist kommen daher kabelgebundene Handscanner zum Einsatz. Wichtig ist vorab zu klären, ob lediglich Barcodes (Strichcodes) oder auch QR-Codes – beispielsweise Kundenkarten oder Gutscheincodes – gescannt werden müssen. Bei einer hoher Kundenfrequenz bzw. vielen zu scannenden Produkten können auch Standscanner verwendet werden, um ein „freihändiges“ Scannen zu ermöglichen.
Wareneingang
Neben dem Einsatz im Laden leistet der Barcode-Scanner auch im Lager bereits beim Wareneingang wertvolle Dienste: Ist die Bestellnummer als Bar-Code auf dem Lieferschein vorhanden, kann die zugehörige Bestellung durch einen einfachen Scann-Vorgang rasch aufgerufen werden. Bei der folgenden Wareneingangsprüfung werden die gelieferten Produkte mit dem Scanner zuverlässig erfasst. Dies garantiert eine verlässliche und rasche Kontrolle, ob die tatsächlich gelieferten Produkte und Mengen mit der Bestellung übereinstimmen.
Wenn Lagerplätze mit individuellen Barcodes versehen werden, kann abschließend auch bei der Einlagerung von Produkten eine zuverlässige und sichere Zuordnung gewährleistet werden
Warenausgang
Speziell mit dem Siegeszug des Online-Handels und entsprechend hohen Warendurchsätzen ist auch bei der Bestellabwicklung, also der Verpackung und dem Versand von Waren an den Kunden die Scanner-Technologie nicht mehr wegzudenken. Im Lager eines Versandhändlers bzw. Onlineshops erhält der für das Verpacken der Ware zuständige Mitarbeiter zunächst eine Liste, mit allen in der Lieferung enthaltenen Produkte und dem jeweiligen Lagerplatz. Beim sogenannten “Picking” werden die gewünschten Produkte aus den Regalen eingesammelt und automatisch der Bestellung zugeordnet. Je nach Versandmethode kann auch der Tracking-Code des Versandetiketts gescannt und in der Warenwirtschaft hinterlegt werden. Der Kunde kann dann automatisch via E-Mail oder SMS über den Versand seiner Bestellung benachrichtigt werden.
Inventur
Auch die Inventur kann durch Barcodescanner verbessert werden: Bei der Erstellung der Zählliste wird durch Scannen des Produktes eine sichere Identifikation und Zuordnung der jeweiligen Menge gewährleistet. Auch der Lagerplatz kann durch einen Barcode sicher erfasst und ein Chaos im Lager vermieden werden.
Neben einer guten Scanleistung ist Mobilität bei sämtlichen Anwendungen im Lager (Wareneingang, Bestellabwicklung oder Inventur) der zweite wichtige Faktor. Hier kommen daher meist drahtlose Scanner zum Einsatz, um Mitarbeitern während der Erfassung von Produkten den größtmöglichen Bewegungsspielraum zu ermöglichen. Die Robustheit des Scanners bei mechanischen Belastungen (Fallenlassen) oder Umweltbedingungen bei der Anlieferung (Temperaturbereich, Spritzwasserschutz, Staubschutz) sind bei der Scanner-Auswahl ebenfalls zu bedenken.
Welche Vorteile bieten Barcode-Scanner?
Der größte Vorteil eines Barcode-Scanners ist im Vergleich zur manuellen Eingabe die schnellere Erfassung. Egal ob an der Kasse oder im Wareneingang: wenn viele Produkte erfasst werden müssen, bietet der Scanner eine erhebliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Auch bei Gutscheinen und Kundenkarten erspart man sich das lästige und langwierige Abtippen.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist das Vermeiden von Fehlern. Das Einlesen des Bar-Codes garantiert, dass kein falscher Artikel mehr ausgewählt werden kann, oder sich jemand bei der Eingabe eines Namens oder einer Nummer (Paketnummer, Rechnungs-/Lieferschein-Nummer) vertippt.
Welche Arten von Barcodes gibt es?
Allgemein wird zwischen zwei Code-Varianten unterschieden. Der “klassische” Strichcode, zum Beispiel auf den meisten Supermarkt-Produkten aufgedruckt, besteht aus einer Abfolge von Strichen (engl. “bar”) unterschiedlicher Breite und Abstände zueinander. Darunter steht eine Nummernfolge, die die Information des Strichcodes wiederholt und zur händischen Eingabe dienen kann. Da so ein Barcode im Grunde nur aus einer linearen Abfolge von Hell und Dunkel besteht, wird der Code im Fachjargon als “eindimensional” bezeichnet und daher auch “1D-Code” genannt.
Werden mehrere Barcodes übereinander „gestapelt“ (Code49, PDF417) wird von 2D-Codes gesprochen. Bei entsprechender Dichte der Stapelung handelt es sich um Matrix-Codes, wie zum Beispiel beim QR-Code. QR steht für “Quick Response” ob seiner schnellen Informationsabhandlung. Dieser Code ist durch die auffälligen drei Quadrate an den Ecken leicht zu erkennen.
Der größte Vorteil der 2D-Codes liegt in der höheren „Informationsdichte“, d.h. das damit mehr Informationen (wie etwa eine Internetadresse) bereitgestellt werden können. Durch Fehlerkorrekturstufen können auch beschädigte Codes zuverlässig gelesen werden. Auf Grund dieser Eigenschaften hat sich der QR-Code in den letzten Jahren in immer mehr Anwendungen durchgesetzt und den klassischen 1D-Strichcode teilweise ersetzt.
Beachten Sie, dass nicht alle Barcode-Scanner Matrix bzw. QR-Codes lesen können. Es ist daher wichtig, vor der Auswahl eines geeigneten Scanners zu klären, ob auch QR-Codes gelesen werden müssen — beispielsweise bei Kunden- oder Geschenkkarten.
Welche Arten von Barcode Scannern gibt es?
Im Wesentlichen unterscheiden sich die verschiedenen Scanner-Typen in der Bauweise und der verwendeten Leseeinheit bzw. -technologie.
Bauform
Handscanner
Handscanner sind praktische und preislich günstige Scanner-Typen. Sie sind für eine geringe bis mittelhohe Anzahl zu scannender Produkte gedacht. Dafür sind sie mobil und können bei unhandlichen Artikeln oder beim Scannen von Kundenkarten leicht zum Barcode hingeführt werden. Viele Handscanner können mit einem optionalen Standfuß stationär fixiert werden, wodurch ein beidhändiges Scannen ermöglicht wird. Wer keine allzu hohen Anforderungen an Scangeschwindigkeit und -durchsatz hat, für den ist ein Handscanner in den meisten Fällen die richtige Wahl.
Standscanner
Etwas teurer in der Anschaffung sind sogenannte Standscanner oder auch Präsentationsscanner. Dabei sind bei der Arbeit beide Hände frei. Somit ist im Vergleich zum Handscanner eine höhere Anzahl an Scanvorgängen in derselben Zeit möglich.
Einbauscanner
Einbauscanner werden direkt in den Kassentisch integriert und sind typischerweise an der Supermarktkasse zu finden. Sie sind sehr schnell, können in alle Richtungen lesen und sind oft mit einer Waage für Wiegeartikel wie Obst und Gemüse ausgestattet.
Manche Scanner sind für ein spezielles Arbeitsumfeld konstruiert. So müssen sie Spritzwasser abweisen oder höhere bzw. tiefere Temperaturen verkraften. Stoßsicherheit ist gerade in einem Lager gefragt, wo der Scanner auch schon mal runterfallen kann.
Leseeinheit
Laser
Bei dem klassischen Barcode-Scanner kommt ein roter Laser zum Einsatz. Dieser tastet den Barcode während des Scanvorgangs ab, wodurch der bekannte rote Strich entsteht. Das stärker oder schwächer reflektierte Licht wird erfasst und in elektrische Signale umgewandelt. Höherwertige Scanner sind mit mehreren Lasereinheiten ausgestattet um die Lesegeschwindigkeit und Genauigkeit zu erhöhen.
Die Laser-Technologie kommt bei den meisten günstigen Handscannern zum Einsatz und erlaubt ein rasches und fehlerfreies Erfassen von Strichcodes. Es gibt jedoch einige Einschränkungen: Zunächst können mit günstigen Laserscannern prinzipbedingt nur 1D-Strichcode und keine QR-Codes gescannt werden. Außerdem ist ein Erfassen von Strichcodes, die z.B. auf Handy-Bildschirmen dargestellt werden schwierig bis nicht möglich, da das Laserlicht vom Display sehr gleichmäßig reflektiert wird.
Imager
Bei einer Leseeinheit mit Imager-Technologie, wird der Code mit einer Kamera erfasst und mittels digitaler Bildverarbeitung ausgewertet. Scanner mit Imager-Technologie kommen auch mit QR-Codes oder auf Handy-Displays dargestellten Codes gut zurecht. Der wesentliche Nachteil ist der im Vergleich zu Laser-Scannern höhere Preis. Da die Lesegeschwindigkeit und -genauigkeit bei der Imager-Technologie wesentlich von der Qualität der Kamera und der Leistungsfähigkeit der Bildverarbeitungseinheit abhängt, sollte man auch zu höherwertigen Scannern greifen, um eine zufriedenstellende Scanleistung zu erhalten.
Andere Technologien
Alle anderen Technologien (z.B. CCD) sind veraltet und sollten nicht mehr eingesetzt werden.
Wie kann ein Barcode Scanner mit meiner Kasse verbunden werden?
Der Anschluss an das Kassensystem kann kabelgebunden über USB oder kabellose mittels Bluetooth erfolgen.
In jedem Fall gilt: Technisch verhält sich ein Scanner wie eine Tastatur. Wird ein Code gescannt, ist das genauso, wie wenn dieser händisch (sehr schnell) über eine Tastatur eingegeben worden wäre. Daher müssen auf dem Kassensystem – egal ob PC oder Tablet – keine speziellen Treiber oder ähnliches für den Scanner installiert werden. Einfach verbinden und das Scannen kann beginnen!
USB/Kabelgebunden
Die gängigste Variante ist die Kabelverbindung per USB. Über das USB-Kabel werden die erfassten Codes an das Kassensystem gesendet und der Scanner mit Strom versorgt. Einfacher geht es nicht und preislich sind Kabelscanner meistens die günstigste Wahl.
Bluetooth/Kabellos
Wer den “Kabelsalat” im Kassabereich reduzieren will oder ein paar Meter von der Kasse entfernt scannen will oder muss, benötigt eine kabellose Bluetooth-Verbindung. Bluetooth ist eine Funk-Technologie, die Abstände von bis zu 10 Meter überwindet. Für die Verbindung mit dem Kassensystem muss ein sogenanntes „Bluetooth-Pairing“ durchgeführt werden. Dabei müssen beide Geräte in den „Pairing“-Modus versetzt werden, um die Funkverbindung einzurichten. Der Nachteil eines Bluetooth-Scanners ist, dass die Geräte regelmäßig aufgeladen werden müssen. Außerdem sind diese Scanner etwas teurer als ihre kabelgebundenen Kollegen. Verfügt das Kassensystem allerdings über keinen USB-Anschluss, wie das beispielsweise bei manchen Tablets der Fall ist, kann Bluetooth die einzige Möglichkeit für den Anschluss eines Scanners sein.
Andere Technologien
Andere Techniken, wie etwa das “Einschleifen” in das Tastaturkabel über eine Tastaturweiche, haben ausgedient und sollten keinesfalls eingesetzt werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem Barcode-Scanner und einem MDE-Gerät?
So praktisch die bisher beschriebenen Barcode-Leser auch sind, als reine Eingabegeräte brauchen sie einen PC oder ein Tablet, um die Daten weiter zu verarbeiten. Das kann in einem Lager oder bei der Inventur aber ziemlich unpraktisch sein. Hier kommen oft MDE-Geräte (MDE=Mobile DatenErfassung) zum Zug. Ein MDE-Gerät besteht im Wesentlichen aus einem Barcode-Scanner mit einem einfachen Computer als „Verarbeitungseinheit“, der die gescannten Daten zwischenspeichern, bearbeiten oder per Funkverbindung weiterleiten kann. Ein MDE-Gerät verfügt daher meist auch über einen Bildschirm und eine Tastatur zur Bedienung, sowie über einen Akku für die Stromversorgung. Der Scanner ist direkt in das Gerät integriert.
Mit einem MDE-Gerät können beispielweise bei einer Inventur Artikel gescannt, die jeweilige Anzahl eingegeben und zum Beispiel der Lagerplatz erfasst werden. Nach Abschluss der Datenerfassung im Lager wird das MDE-Gerät mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden und die im MDE-Gerät gespeicherten Zähllisten in das Warenwirtschaftssystem übertragen.
Woher „kommen“ Barcodes? Wie erzeuge ich einen Barcode?
Damit ein Produkt durch das Scannen des Barcodes eindeutig identifiziert werden kann, darf jeder Code nur einmal vergeben werden. Bei Produkten von Markenherstellern wird dafür der sogenannte EAN-Code (European Article Number, engl. Europäische Artikelnummer) verwendet. Dieser Code wird durch eine internationale Norm (ISO/IEC 15420) geregelt und durch die GS1 Spezifikation festgelegt und vergeben. Damit ist garantiert, dass jedem Produkt eine weltweit eindeutige Artikelnummer zugeordnet wird, die als Barcode auf dem Artikel angebracht werden kann. International wird der Code auch als GTIN (Global Trade Item Number, engl. Globale Handelwarennummer) bezeichnet. In den meisten Fällen kommt ein EAN-13 Code zum Einsatz, der aus einer 13-stelligen Nummer besteht.
Die Vergabe der EAN- bzw. GTIN-Nummern erfolgt durch nationale Non-Profit-Organisationen. In Deutschland ist dafür die GS1 Germany, in Österreich GS1 Austria zuständig. Der Hersteller eines Produkts meldet dieses dort an und erhält dann die entsprechende Nummer zugewiesen.
Selbstverständlich können für interne Zwecke auch eigene Barcodes erstellt werden. Anwendungsfälle für eigene Strichcodes sind beispielsweise Produkte ohne EAN-Nummern oder eigene Produkte, die nicht ins internationale Register eintragen werden. Gutscheincodes oder Kundenkarten werden ebenfalls nur mit unternehmensweit eindeutigen Codes versehen.
Sollen in einem System keine EAN-Nummern gescannt werden, steht die Nummernvergabe natürlich komplett frei. Ist dies der Fall, müssen Barcodes erzeugt werden, die nicht mit EANs kollidieren. Dafür stehen die sogenannte “Inhouse-EANs” zur Verfügung. Sie beginnen immer mit der Ziffer 2, die restlichen Zahlen stehen zur freien Verfügung. Verwechslungen sind nur dann ausgeschlossen, wenn diese Codes aber auch tatsächlich ausschließlich hausintern genutzt werden.
Welche Hersteller von Barcode-Scannern gibt es?
Zu den bekanntesten Herstellern von Barcode-Scannern gehören
Während manche Hersteller wie beispielsweise HP oder Metapace ausschließlich Scanner für Kassenanwendungen (POS, Point-Of-Sale) anbieten, verfügen Hersteller wie Zebra oder Datalogic über ein breiteres Scanner-Produktportfolio und bieten auch Scanner für Spezialanwendungen.
Welche Barcode-Scanner sind zu empfehlen?
Einige der beliebtesten Scanner für unterschiedliche Anwendungsbereiche, die wir unseren Kunden gerne empfehlen:
Metapace S-52: Günstiger Standardscanner
Der S-52 liest dank moderner Imager-Technologie Barcodes (1D) und QR-Codes (2D) und ist nach dem Qualitätssicherungsgesetz (QSG) geprüft. Er ist mit einer USB-Schnittstelle kabelgebunden und damit wenig störanfällig. 24 Monate Garantie runden das Angebot ab.
Pro: Günstig, zuverlässig, liest 1D & 2D-Codes
Contra: mittlere Scangeschwindigkeit
Anwendungsbereich: POS, kabelgebunden, mit mittlerem Scanaufkommen
Metapace MP-28: Barcode-Scanner USB für Profis
Etwas teurer ist der MP-28 von Metapace. Dafür ist ein Standfuß inkludiert. Das sorgt nicht nur für einen aufgeräumten Kassenplatz, sondern erlaubt auch ein freihändiges Scannen. Er wird ebenfalls über ein USB-Kabel mit der Kasse verbunden. Die Imager-Leseeinheit liefert dank sehr guter Ausleuchtung eines der besten Scanergebnisse bei 1D und 2D Codes. Die auf 60 Monate erweiterte Garantie spricht für die hohe Verarbeitungsqualität des Geräts. Außerdem ist das Gehäuse nach IP42 zertifiziert und somit gegen Tropfwasser und Staub geschützt.
Pro: liest 1D & 2D-Codes, hohe Scangeschwindigkeit & Erkennungsrate
Contra: höhere Kosten
Anwendungsbereich: POS, kabelgebunden, mit hohem Scanaufkommen
Zebra DS2278-SR: Kabellos für maximale Freiheit
Für Anwendungen, in den ein kabelloser Scanner benötigt wird, ist dieses Model die erste Wahl. Die Übertragung erfolgt über Bluetooth. Die hervorragende Imager-Leseeinheit kann 1D und 2D Codes erfassen. Befindet sich der Scanner in der Ladestation, kann wie bei einem Präsentationsscanner freihändig gescannt werden.
Pro: liest 1D & 2D-Codes, kabellos
Contra: höhere Kosten
Anwendungsbereich: POS kabellos, Warenein- bzw. ausgang
Wie werden Barcode-Scanner in ETRON onRetail unterstützt?
Selbstverständlich werden Barcode-Scanner auch in ETRON onRetail unterstützt. Wird ein Produkt gescannt und ist der entsprechende Code im System hinterlegt, wird der Artikel sofort in den Warenkorb gelegt. Die Aktivierung eines Scan-Modus oder ähnliches ist nicht notwendig, wodurch ein rasches Wechseln zwischen Scannen und manueller Produkteingabe während des Kassiervorgangs möglich ist. Auch Kundenkarten können jederzeit gescannt werden, ohne dafür die Produkteingabe verlassen zu müssen. Wird eine Kundennummer bei einem Scan erkannt, wird der Einkauf automatisch dem jeweiligen Kunden zugeordnet und etwaige Rabatte oder Sonderpreise sofort aktiviert.
Auch die integrierte Gutscheinverwaltung unterstützt Barcodes. Diese können während des Bezahlvorgangs gescannt werden, um den Gutschein zu aktivieren und das hinterlegte Guthaben zur Anwendung zu bringen.
Auch in der Warenwirtschaft von ETRON onRetail können Scanner verwendet werden, etwa bei der Erfassung von Produkten beim Warenein- oder -ausgang.
Fazit
Wer sich einen Barcode-Scanner anschaffen will, sollte sich im Vorfeld überlegen, welches Einsatzszenario geplant ist. Die entscheidenden Fragen sind:
- Welche Art von Codes sollen gelesen werden – nur 1D/Strichcodes oder auch 2D/QR-Codes?
- Wie viele Scanvorgänge sind zu erwarten?
- Wird eine mobile oder kabelgebundenen Lösung bevorzugt?
- In welchem Umfeld wird der Scanner er eingesetzt, wie robust muss er sein?
In jedem Fall bietet der Einsatz von Barcode Scannern eine immense Zeitersparnis zu einem günstigen Preis.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Barcode-Scanner oder Kassensysteme? Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen bei der Auswahl einer für Sie passenden Kassenlösung!
Links
Strichcode – Wikipedia
Barcodelesegerät – Wikipedia
European Article Number – Wikipedia
GS1 Austria – die Strichcode Vergabestelle
